KI-Agenten & Automatisierung
Dokumenten- & Rechnungsverarbeitung
Schluss mit Abtippen: PDFs und Scans lesen, Felder auslesen und prüfen, unsichere Werte prüfen lassen und in Ihre Systeme exportieren.
Das Problem
Daten aus Dokumenten abtippen
Rechnungen, Bestellungen und Formulare werden von Hand gelesen und abgetippt.
Fehler schlüpfen durch
Manuelle Eingabe führt zu falschen Beträgen, Daten oder Referenzen.
Was dazugehört
Dokumente sammeln
Aus einem Postfach, einem Ordner oder einem Upload.
PDFs und Scans lesen
Textauslese, mit OCR, wenn ein Dokument gescannt ist.
Felder auslesen und prüfen
Felder wie Lieferant, Betrag und Datum gelesen und gegen Regeln geprüft.
Menschliche Prüfung
Unsichere Werte für einen Menschen markiert, bevor exportiert wird.
Ein Beispiel, Schritt für Schritt
Eingabe
Eine gescannte Rechnung
Eine PDF-Rechnung eines Verpackungslieferanten: Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum, USt-IdNr., Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.
- Die Felder aus dem PDF auslesen, auch die gescannten Teile.
- Sie prüfen: Die Summen stimmen, die USt-IdNr. passt zum Lieferanten, die Rechnung ist kein Duplikat.
- Unsichere Felder an einen Menschen geben; den geprüften Datensatz exportieren.
Ergebnis
Ein validierter Datensatz
Eine Zeile, bereit für den Export in die Buchhaltung, jedes Feld als geprüft oder kontrolliert markiert, mit einem Link zur Originaldatei.
So funktioniert es
Ein Dokument kommt an
Es wird aus der vereinbarten Quelle abgeholt.
Felder werden ausgelesen und geprüft
KI liest das Dokument; Regeln prüfen die Werte.
Prüfen und exportieren
Unsichere Felder werden geprüft; die Daten gehen in eine Tabelle oder Ihr System.
Was Sie erhalten
Ein Dokumenten-Ablauf
Vom eingehenden Dokument zu geprüften, strukturierten Daten.
Ein Prüfpfad
Was ausgelesen, was geändert wurde und von wem.
Übergabenotizen
Wie es funktioniert, wie man es ändert und worauf man achtet.
Womit es arbeitet
Wo Dokumente eingehen
Ein Postfach, ein Ordner oder ein Upload, mit Ihnen vereinbart.
Ihre Stammdaten
Lieferantenliste, Kostenstellen und Buchungsregeln.
Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System
Wohin geprüfte Datensätze gehen; benannt, sobald der Import mit Ihnen bestätigt ist.
Wie wir prüfen, dass es funktioniert
Genauigkeit pro Feld
Pro Feld an einer Stichprobe Ihrer früheren Dokumente gemessen, nicht als ein Gesamtwert.
Unsicheres geht in die Prüfung
Felder mit geringer Sicherheit gehen an einen Menschen statt in den Export.
Abgleich
Exportierte Datensätze werden mit den Summen der Quelle abgeglichen.
Was Sie wissen sollten
- Das Auslesen kann falsch sein, besonders bei schlechten Scans; unsichere Werte werden immer geprüft.
- Der Export funktioniert in Systeme, die einen Import erlauben oder eine API bieten; unterstützte Systeme nennen wir erst nach Prüfung Ihres Systems.
Was Umfang und Angebot bestimmt
- Die Zahl der Dokumenttypen und Layouts.
- Das monatliche Volumen und wie schnell Ergebnisse nötig sind.
- Das Zielsystem der Daten und wie dessen Import funktioniert.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit unserer Buchhaltungssoftware?
Wenn sie eine API oder ein Importformat bietet, meist ja. Wir prüfen das im ersten Schritt, bevor wir eine Anbindung zusagen.
Was passiert, wenn ein Wert unsicher ist?
Er wird markiert, damit ein Mensch ihn prüft, bevor die Daten exportiert werden.
Wie genau ist das?
Das hängt von Ihren Dokumenten ab. Wir messen die Genauigkeit pro Feld an einer Stichprobe Ihrer eigenen Dateien vor dem Livegang und vereinbaren, was in die Prüfung geht.
Bewahren Sie unsere Dokumente auf?
Nur so lange, wie der vereinbarte Workflow sie braucht, an dem schriftlich vereinbarten Ort; wie Daten behandelt werden, steht auf der Sicherheitsseite.
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