Verstehen
Wir besprechen Ihr geschäftliches Problem, Ihre Tools und Daten, bestehende Einschränkungen und das gewünschte Ergebnis.
Sie erhalten: eine Zusammenfassung der Analyse
KI-Agenten & Automatisierung
Automatisieren Sie Routinearbeit. Geben Sie Ihrem Team mehr Zeit.
Wir entwerfen und bauen KI-gestützte Abläufe, die Geschäftstools verbinden, wiederkehrende Verwaltung verringern und den Informationsfluss in Ihrer Organisation verbessern.
Anfragen nachverfolgen Postfach & CRM Dokumente & Rechnungen Berichte Individuelle KI-Agenten
Was es ist
KI-Automatisierung verbindet die Tools, die Sie bereits nutzen, und übernimmt wiederkehrende Schritte: eingehende Anfragen lesen, Datensätze aktualisieren, Dokumentdaten übernehmen und Berichte erstellen. KI übernimmt die Teile, die Lesen oder Urteilsvermögen erfordern; Regeln, Prüfungen und menschliche Freigaben übernehmen den Rest. Das passt zu Teams, die Stunden mit Kopieren, Sortieren und Nachverfolgen von Informationen zwischen Systemen verlieren.
Probleme, die es löst
Anfragen warten zu lange
Neue Leads liegen im Postfach oder Formular, bis jemand Zeit zum Sortieren hat.
Daten werden doppelt eingetippt
Informationen aus E-Mails und Dokumenten werden von Hand erneut ins CRM oder die Buchhaltung eingegeben.
Berichte kosten jede Woche Stunden
Jemand sammelt Zahlen aus mehreren Tools und fügt sie zusammen.
Nachfassen geht unter
Erinnerungen und nächste Schritte hängen davon ab, dass jemand daran denkt.
Was enthalten ist
Anfragen erfassen & nachverfolgen
Neue Anfragen erfassen, qualifizieren und ins CRM übernehmen, mit vorbereiteten Antworten zur Freigabe.
Postfach- & CRM-Automatisierung
E-Mails sortieren, Antworten vorschlagen und CRM-Daten pflegen, mit Freigabe vor dem Versand.
Dokumenten- & Rechnungsverarbeitung
Daten aus Rechnungen und Dokumenten auslesen, prüfen, bei Unsicherheit kontrollieren lassen und exportieren.
Berichte & Dashboards
Wiederkehrende Berichte zusammenstellen, prüfen, zusammenfassen und planmäßig zustellen.
Individuelle KI-Agenten
KI-Agenten für eine klar abgegrenzte Aufgabe, mit festgelegten Berechtigungen, Freigaben und Überwachung.
Ein Beispiel, Schritt für Schritt
Eingabe
Eine E-Mail eines Kunden
Bitte verschieben Sie die Lieferung von Auftrag 4471 auf nächsten Donnerstag und senden Sie sie an unsere neue Lageradresse. Ein Großhändler erhält das in einem gemeinsamen Postfach, zwischen Dutzenden anderer Nachrichten.
- KI liest die E-Mail, erkennt eine Lieferänderung und entnimmt Auftragsnummer, neues Datum und neue Adresse.
- Der Auftrag wird im Auftragssystem gesucht; feste Regeln prüfen, dass er noch nicht versendet ist und das Datum ein Liefertag ist.
- Die Änderung wird vorbereitet und einer zuständigen Person gezeigt, die sie freigibt oder korrigiert, bevor sich etwas ändert.
- Nach der Freigabe wird der Auftrag aktualisiert, der Kunde erhält eine Bestätigung und im CRM entsteht eine Notiz; scheitert ein Schritt, geht die E-Mail mit dem Grund in eine Prüfwarteschlange.
Ergebnis
Auftrag aktualisiert und protokolliert
Der Auftrag trägt das neue Datum und die neue Adresse, der Kunde hat eine freigegebene Bestätigung, und jeder Schritt ist protokolliert, sodass jeder nachvollziehen kann, was geschah.
So funktioniert es
Den Ablauf erfassen
Wir verfolgen einen Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und markieren, wo Zeit, Fehler und Übergaben entstehen.
Die Tools verbinden
Wir verbinden die beteiligten Systeme über ihre APIs oder Exporte und sagen früh, wenn sich eines nicht anbinden lässt.
KI, wo sie hilft
KI liest, ordnet ein und entwirft; feste Regeln übernehmen, was kein Urteil braucht.
Kontrollen einbauen
Validierung, Wiederholungen, Protokolle und menschliche Freigabe, bevor etwas Wichtiges gesendet oder geändert wird.
Umsetzung und Übergabe
In Ihren eigenen Konten gebaut
Wo möglich läuft der Ablauf in Ihren eigenen Tool-Konten, sodass Zugang und Daten bei Ihnen bleiben.
An realistischen Fällen getestet
Vor dem Start spielen wir mit Ihrem Team Beispiel- und Sonderfälle durch, auch die Fehler, nicht nur den Normalfall.
Übergabenotizen und eine verantwortliche Person
Notizen dazu, was jeder Schritt tut, wie man ihn anhält und wer bei einem Fehler benachrichtigt wird, für die Person, die Sie benennen.
Was wir messen
Zeit
Stunden für den Ablauf vorher und nachher, auf dieselbe Weise gemessen.
Fehler
Fehler und Korrekturen in den Daten, die der Ablauf berührt.
Tempo
Wie lange eine Anfrage zwischen Eingang und Bearbeitung wartet.
Manuelle Eingriffe
Wie oft ein Mensch eingreifen muss, und warum.
Was Sie wissen sollten
- Eine Automatisierung folgt dem Prozess, für den sie gebaut wurde; ein geänderter Prozess braucht einen angepassten Ablauf.
- KI-Schritte können falsch sein, deshalb behalten wichtige Aktionen eine menschliche Freigabe oder eine Validierung.
- Jedes angebundene Tool braucht eine API oder einen Export; manche Systeme lassen sich nicht zuverlässig automatisieren.
WIE WIR ARBEITEN
Vom ersten Gespräch zur funktionierenden Lösung
Die meisten Projekte beginnen mit einem kostenlosen 30-Minuten-Check und einem klar abgegrenzten Pilot von etwa vier Wochen.
Entwerfen
Wir legen Umfang, Vorgehen, Zeitplan, Zuständigkeiten und die Kriterien fest, nach denen wir das Ergebnis beurteilen.
Sie erhalten: einen Lösungsplan und ein Angebot
Umsetzen
Wir setzen um, was vereinbart ist, verbinden die nötigen Tools und testen es.
Sie erhalten: eine getestete Lösung
Messen & verbessern
Wir prüfen das Ergebnis, dokumentieren die Grenzen und vereinbaren die Wartung oder weitere Verbesserungen.
Sie erhalten: eine Auswertung und Unterlagen für die Übergabe
Wege zum Start
Kostenloses Erstgespräch
Wir sehen uns gemeinsam einen Ablauf an und prüfen, ob sich Automatisierung lohnt.
Umsetzung
Ein Ablauf gebaut, getestet und übergeben, mit Umfang und Preis in einem Angebot.
Wartung
Änderungen und Überwachung nach dem Start, wenn Sie es gemeinsam mit uns betreiben möchten.
Was Umfang und Angebot bestimmt
- Wie viele Systeme der Ablauf berührt und ob jedes eine API hat oder nur Exporte.
- Wie viele Varianten und Ausnahmen der Prozess hat.
- Wie viel menschliche Freigabe, Protokollierung und Fehlerbehandlung nötig ist.
- Ob wir ihn nach dem Start warten und überwachen.
Ergebnisse
Ergebnisse aus Kundenprojekten
Nur mit Zustimmung des jeweiligen Kunden veröffentlicht.
Kundenprojekt KI-Agenten & Automatisierung
Chiropraktik-Praxis: Rosa, eine KI-Kundenassistentin für WhatsApp und E-Mail
Chiropraktik-PraxisAmsterdam
Kundenprojekt KI-Agenten & Automatisierung
Kinderbetreuungsagentur: ein KI-Buchungsagent für WhatsApp, E-Mail und Telefon
KinderbetreuungsagenturSpanien
Häufige Fragen
Welche Tools können Sie automatisieren?
Die meisten Tools mit API oder Export: CRMs, Postfächer, Kalender, Formulare, Tabellen und Buchhaltungssoftware. Wir prüfen jedes im ersten Schritt und sagen früh, wenn eine Anbindung nicht möglich ist.
Wem gehören die Automatisierungen danach?
Das wird im Angebot vereinbart. Wo möglich laufen die Abläufe in Ihren eigenen Konten und kommen mit Übergabenotizen, damit Ihr Team sie betreiben und ändern kann.
Was ist der Unterschied zwischen einem Ablauf und einem KI-Agenten?
Ein Ablauf folgt festen, vorhersehbaren Schritten. Ein KI-Agent entscheidet innerhalb von Grenzen, die Sie festlegen, welcher Schritt als Nächstes kommt. Wir setzen Agenten nur dort ein, wo diese Flexibilität nötig ist, mit Berechtigungen, Freigaben und Protokollen.
Können wir mit einem Ablauf beginnen?
Ja. Ein klar abgegrenzter Ablauf ist ein guter Weg, die Wirkung zu sehen, bevor Sie mehr automatisieren.
Was passiert, wenn eine Automatisierung scheitert oder sich irrt?
Jeder Lauf wird protokolliert. Scheitert ein Schritt oder ist die KI unsicher, geht der Vorgang mit dem Grund in eine Prüfwarteschlange, statt gesendet oder geändert zu werden, und die von Ihnen benannte Person wird benachrichtigt. Diese Fehlerwege testen wir vor dem Start mit Ihnen, nicht nur den Normalfall.