KI-Agenten & Automatisierung

Chiropraktik-Praxis: Rosa, eine KI-Kundenassistentin für WhatsApp und E-Mail

Kunde: Chiropraktik-Praxis · KI-Automatisierung

Wie Wishfy Rosa für eine Chiropraktik-Praxis in Amsterdam gebaut hat: eine KI-Assistentin, die Termine im Praxissystem bucht, verschiebt und storniert, aus freigegebenem Wissen antwortet und sensible Fragen an das Team gibt.

Wichtigstes Ergebnis: Termine per WhatsApp und E-Mail gebucht, verschoben und beantwortet, mit dem Team in der Verantwortung für alles Sensible

Nachgestellte Illustration: Die Klientin und ihre Daten sind erfunden.
Kanäle
WhatsApp · E-Mail (auch Sprachnachrichten und Fotos)
Sprachen
Antwortet in der Sprache des Klienten
Verbunden mit
Praxisverwaltungssoftware · Wissensdatenbank · Gmail · Chatwoot
Erreichbar
24/7, sensible Fälle gehen an das Team
Standort
Amsterdam

Die Herausforderung

Klienten schreiben der Praxis zu jeder Uhrzeit, um einen ersten Termin zu buchen, einen Besuch zu verschieben oder abzusagen oder nach Preisen, Erstattung und Anfahrt zu fragen. Jede Nachricht hielt das Team von den Klienten im Behandlungsraum ab, und Nachrichten vom Abend warteten bis zum nächsten Morgen.

So läuft eine Anfrage ab

  1. Eine Nachricht kommt an

    Per WhatsApp oder E-Mail, auch Sprachnachrichten und Fotos. Mehrere schnelle Nachrichten werden gemeinsam beantwortet.

  2. Das Anliegen wird verstanden

    Eine Buchung, eine Änderung, eine Frage, eine Verwaltungsaufgabe oder etwas, das einen Menschen braucht.

  3. Der Klient wird bestätigt

    Rosa prüft, mit wem sie spricht, bevor sie Termine einer Person teilt oder ändert.

  4. Rosa handelt im Praxissystem

    Sie bietet freie Zeiten aus dem Live-Kalender an, bucht, verschiebt oder storniert und antwortet aus dem freigegebenen Wissen der Praxis.

  5. Bestätigt oder an das Team

    Sie bestätigt erst, nachdem das System es getan hat, und gibt alles Sensible mit dem Gesprächsverlauf an das Team weiter.

Wer was macht

KI-Agent

  • Beantwortet WhatsApp und E-Mail, Tag und Nacht, in der Sprache des Klienten
  • Bucht Ersttermine und Folgetermine aus dem Live-Kalender
  • Verschiebt und storniert und führt eine Warteliste für frühere Termine
  • Beantwortet Fragen zu Preisen, Erstattung, Regeln und Anfahrt aus freigegebenem Wissen
  • Aktualisiert Kontaktdaten und beantwortet Fragen zu Rechnungen und Zahlungen

Ihr Team

  • Klinische Fragen: Rosa stellt nie eine Diagnose
  • Beschwerden, Erstattungen und Ausnahmen bei Gebühren
  • Alles, bei dem Rosa unsicher ist

Aufwand, den der KI-Agent übernimmt

Schätzung
AufgabeÜbliche Zeit von HandJetzt erledigt von
Nachricht lesen und den Klienten finden~3 Min.KI-Agent
Kalender prüfen und Zeiten anbieten~4 Min.KI-Agent
Im System buchen, verschieben oder stornieren~2 Min.KI-Agent
Praktische Fragen beantworten und bestätigen~3 Min.KI-Agent
Klinische Fragen und Beschwerdenje nach FallIhr Team
≈ 12 Minuten Verwaltungsarbeit pro Terminanfrage, jetzt vom KI-Agenten erledigt

So schätzen wir: Unsere Schätzung der üblichen Zeit, die jeder Schritt von Hand für eine Terminanfrage braucht. Es ist keine Messung: Die tatsächliche Zeit hängt von der Anfrage ab.

Datenschutz und Sicherheit

  • Rosa prüft, mit wem sie spricht, bevor sie Termine einer Person teilt oder ändert.
  • Sie stellt nie eine Diagnose und gibt keinen medizinischen Rat; alles Klinische geht an einen Menschen.
  • Sie sagt erst dann, dass etwas gebucht, verschoben oder storniert ist, wenn das Praxissystem es bestätigt hat.

Gebaut mit

n8n-Workflows, Sprachmodellen von OpenAI mit Sprach- und Bilderkennung, WhatsApp über Chatwoot, Gmail, der eigenen Praxisverwaltungssoftware und einer durchsuchbaren Wissensdatenbank. Das Video oben ist eine nachgestellte Illustration: Die Klientin und ihre Daten sind erfunden.

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