Chiropractiepraktijk: Rosa, een AI-klantassistent op WhatsApp en e-mail

De uitdaging

Cliënten sturen de praktijk op elk uur berichten om een eerste afspraak te maken, een bezoek te verplaatsen of te annuleren, of iets te vragen over prijzen, vergoedingen en de route. Elk bericht haalde het team weg bij de cliënten in de behandelkamer, en avondberichten bleven liggen tot de volgende ochtend.

Zo verloopt een aanvraag

1. 01
   Er komt een bericht binnen

   Via WhatsApp of e-mail, ook spraakberichten en foto's. Meerdere snelle berichten worden samen beantwoord.

2. 02
   De vraag wordt begrepen

   Een boeking, een wijziging, een vraag, een administratieve taak, of iets waarvoor een mens nodig is.

3. 03
   De cliënt wordt bevestigd

   Rosa controleert met wie ze praat voordat ze afspraken van iemand deelt of wijzigt.

4. 04
   Rosa handelt in het praktijksysteem

   Ze biedt vrije tijden aan uit de live agenda, boekt, verplaatst of annuleert, en antwoordt vanuit de goedgekeurde kennis van de praktijk.

5. 05
   Bevestigd, of naar het team

   Ze bevestigt pas nadat het systeem dat heeft gedaan, en geeft alles wat gevoelig is door aan het team, met het gesprek erbij.

Wie doet wat

Zo schatten we: Onze schatting van de gebruikelijke tijd die elke stap met de hand kost voor één afspraakverzoek. Het is geen meting: de werkelijke tijd verschilt per verzoek.