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Cabinet de chiropraxie : Rosa, une assistante client IA sur WhatsApp et par e-mail

Client: Cabinet de chiropraxie · Automatisation IA

Comment Wishfy a créé Rosa pour un cabinet de chiropraxie à Amsterdam : une assistante IA qui réserve, déplace et annule les rendez-vous dans le logiciel du cabinet, répond à partir de connaissances validées et transmet les questions sensibles à l'équipe.

Résultat principal: Des rendez-vous réservés, déplacés et des réponses données sur WhatsApp et par e-mail, avec l'équipe aux commandes pour tout ce qui est sensible

Illustration mise en scène : la cliente et ses informations sont inventées.
Canaux
WhatsApp · E-mail (y compris messages vocaux et photos)
Langues
Répond dans la langue du client
Connecté à
Logiciel de gestion du cabinet · Base de connaissances · Gmail · Chatwoot
Disponibilité
24h/24, cas sensibles transmis à l'équipe
Lieu
Amsterdam

Le défi

Les clients écrivent au cabinet à toute heure pour prendre un premier rendez-vous, déplacer ou annuler une visite, ou poser une question sur les tarifs, le remboursement ou l'accès. Chaque message détournait l'équipe des clients en séance, et les messages du soir attendaient le lendemain matin.

Le parcours d'une demande

  1. Un message arrive

    Sur WhatsApp ou par e-mail, y compris messages vocaux et photos. Plusieurs messages rapides reçoivent une seule réponse.

  2. La demande est comprise

    Une réservation, une modification, une question, une tâche administrative ou un sujet qui demande une personne.

  3. Le client est confirmé

    Rosa vérifie à qui elle parle avant de communiquer ou de modifier les rendez-vous de quelqu'un.

  4. Rosa agit dans le logiciel du cabinet

    Elle propose des créneaux libres de l'agenda en direct, réserve, déplace ou annule, et répond à partir des connaissances validées du cabinet.

  5. Confirmé, ou transmis à l'équipe

    Elle ne confirme qu'après le logiciel, et transmet tout sujet sensible à l'équipe avec la conversation.

Qui fait quoi

Agent IA

  • Répond sur WhatsApp et par e-mail, jour et nuit, dans la langue du client
  • Réserve les premiers rendez-vous et les suivis depuis l'agenda en direct
  • Déplace et annule, et tient une liste d'attente pour des créneaux plus tôt
  • Répond aux questions sur les tarifs, le remboursement, les règles et l'accès à partir de connaissances validées
  • Met à jour les coordonnées et répond aux questions de factures et de paiements

Votre équipe

  • Questions cliniques : Rosa ne pose jamais de diagnostic
  • Réclamations, remboursements et exceptions de tarif
  • Tout ce dont Rosa n'est pas sûre

Travail repris par l'agent IA

Estimation
TâcheTemps manuel habituelDésormais fait par
Lire le message et retrouver le client~3 minAgent IA
Consulter l'agenda et proposer des créneaux~4 minAgent IA
Réserver, déplacer ou annuler dans le logiciel~2 minAgent IA
Répondre aux questions pratiques et confirmer~3 minAgent IA
Questions cliniques et réclamationsvariableVotre équipe
≈ 12 minutes de gestion par demande de rendez-vous, désormais prises en charge par l'agent IA

Notre méthode d'estimation : Notre estimation du temps habituel de chaque étape faite à la main pour une demande de rendez-vous. Ce n'est pas une mesure : le temps réel varie selon la demande.

Confidentialité et sécurité

  • Rosa vérifie à qui elle parle avant de communiquer ou de modifier les rendez-vous de quelqu'un.
  • Elle ne pose jamais de diagnostic et ne donne pas de conseil médical ; tout ce qui est clinique va à une personne.
  • Elle n'annonce qu'un rendez-vous est réservé, déplacé ou annulé qu'après la confirmation du logiciel du cabinet.

Construit avec

Des workflows n8n, des modèles de langage d'OpenAI avec reconnaissance vocale et lecture d'images, WhatsApp via Chatwoot, Gmail, le logiciel de gestion du cabinet et une base de connaissances consultable. La vidéo ci-dessus est une illustration mise en scène : la cliente et ses informations sont inventées.

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