Comprendre
Nous analysons votre besoin, vos outils et vos données, les contraintes et le résultat souhaité.
Vous obtenez : une synthèse de cadrage
Agents IA & automatisation
Automatisez les tâches répétitives. Donnez à votre équipe plus de temps.
Nous concevons et réalisons des flux de travail assistés par l’IA qui connectent vos outils, réduisent l’administration répétitive et améliorent la circulation de l’information dans votre organisation.
Suivi des demandes Messagerie & CRM Documents & factures Rapports Agents IA sur mesure
De quoi il s’agit
L’automatisation IA connecte les outils que vous utilisez déjà et prend en charge les étapes répétitives : lire les demandes entrantes, mettre à jour les fiches, extraire les données des documents et préparer les rapports. L’IA traite ce qui demande de la lecture ou du jugement ; des règles, des contrôles et une validation humaine traitent le reste. Cela convient aux équipes qui perdent des heures à copier, trier et chercher l’information entre plusieurs systèmes.
Les problèmes résolus
Les demandes attendent trop longtemps
Les nouveaux prospects restent dans une boîte mail ou un formulaire jusqu’à ce que quelqu’un ait le temps de les trier.
Les données sont saisies deux fois
Les informations des e-mails et des documents sont ressaisies à la main dans le CRM ou la comptabilité.
Les rapports prennent des heures chaque semaine
Quelqu’un rassemble des chiffres de plusieurs outils et les assemble.
Les relances passent à la trappe
Les rappels et les étapes suivantes dépendent de la mémoire de quelqu’un.
Ce qui est inclus
Collecte et suivi des demandes de contact
Recueillir, qualifier et ajouter les nouvelles demandes à votre CRM, avec des messages de suivi prêts à être validés.
Automatisation de la messagerie et du CRM
Trier les e-mails, suggérer des réponses et mettre à jour le CRM, avec validation avant envoi.
Traitement des documents et des factures
Extraire les données des factures et documents, les contrôler, les faire vérifier en cas de doute et les exporter.
Rapports et tableaux de bord
Rassembler, contrôler, résumer et envoyer les rapports récurrents selon le calendrier prévu.
Agents IA sur mesure
Des agents IA pour une tâche délimitée, avec des droits définis, des validations et une supervision.
Un exemple, étape par étape
Entrée
Un e-mail d’un client
Merci de décaler la livraison de la commande 4471 à jeudi prochain et de l’envoyer à notre nouvelle adresse d’entrepôt. Un grossiste le reçoit dans une boîte partagée, parmi des dizaines d’autres messages.
- L’IA lit l’e-mail, reconnaît une modification de livraison et en extrait le numéro de commande, la nouvelle date et la nouvelle adresse.
- La commande est retrouvée dans le système de commandes ; des règles fixes vérifient qu’elle n’est pas expédiée et que la date est un jour de livraison.
- La modification est préparée et présentée à une personne de l’équipe, qui la valide ou la corrige avant tout changement.
- Après validation, la commande est mise à jour, le client reçoit une confirmation et une note est ajoutée au CRM ; si une étape échoue, l’e-mail part dans une file de contrôle avec le motif.
Résultat
Commande mise à jour et journalisée
La commande porte la nouvelle date et la nouvelle adresse, le client a une confirmation validée par l’équipe, et chaque étape est journalisée pour que chacun voie ce qui s’est passé.
Comment cela fonctionne
Cartographier le flux
Nous suivons un processus du déclencheur au résultat et repérons où se trouvent le temps, les erreurs et les transmissions.
Connecter les outils
Nous relions les systèmes concernés via leurs API ou leurs exports, et disons tôt quand l’un d’eux ne peut pas être connecté.
L’IA là où elle aide
L’IA lit, classe et rédige ; des règles fixes traitent ce qui ne demande pas de jugement.
Intégrer des contrôles
Validation, nouvelles tentatives, journalisation et validation humaine avant tout envoi ou changement important.
Livraison et passation
Construit dans vos comptes
Quand c’est possible, le flux tourne dans vos propres comptes d’outils, pour que les accès et les données restent chez vous.
Testé sur des cas réalistes
Avant le lancement, nous jouons avec votre équipe des cas types et des cas difficiles, échecs compris, pas seulement le cas normal.
Notes de passation et un responsable
Ce que fait chaque étape, comment la mettre en pause et qui est alerté en cas d’échec, pour la personne que vous désignez.
Ce que nous mesurons
Temps
Les heures consacrées au flux avant et après, mesurées de la même façon.
Erreurs
Les erreurs et corrections dans les données touchées par le flux.
Rapidité
Le temps d’attente d’une demande entre son arrivée et son traitement.
Interventions manuelles
La fréquence à laquelle une personne doit intervenir, et pourquoi.
À garder en tête
- Une automatisation suit le processus pour lequel elle a été conçue ; un processus modifié demande un flux adapté.
- Les étapes IA peuvent se tromper ; les actions importantes gardent donc une validation humaine ou un contrôle.
- Chaque outil connecté doit offrir une API ou un export ; certains systèmes ne peuvent pas être automatisés de façon fiable.
COMMENT NOUS TRAVAILLONS
Du premier échange à une solution qui fonctionne
La plupart des projets commencent par un diagnostic gratuit de 30 minutes et un pilote au périmètre fixé d’environ quatre semaines.
Concevoir
Nous définissons le périmètre, l’approche, le calendrier, les responsabilités et les critères d’évaluation du résultat.
Vous obtenez : un plan de mise en œuvre et une proposition
Construire
Nous réalisons la solution convenue, connectons les outils nécessaires et testons l’ensemble.
Vous obtenez : une solution testée
Mesurer & améliorer
Nous examinons le fonctionnement, documentons les limites et convenons de la maintenance ou des améliorations suivantes.
Vous obtenez : une évaluation et une documentation de transfert
Comment commencer
Premier échange gratuit
Nous examinons ensemble un flux et voyons si l’automatisation en vaut la peine.
Mise en œuvre
Un flux construit, testé et transmis, cadré et chiffré dans une proposition.
Maintenance
Évolutions et supervision après la mise en service, si vous souhaitez que nous l’exploitions avec vous.
Ce qui détermine le périmètre et le devis
- Le nombre de systèmes que touche le flux, et si chacun a une API ou seulement des exports.
- Le nombre de variantes et d’exceptions du processus.
- Le niveau de validation humaine, de journalisation et de gestion des erreurs nécessaire.
- Si nous le maintenons et le surveillons après le lancement.
Résultats
Résultats de projets clients
Publiés uniquement avec l’accord de chaque client.
Projet client Agents IA & automatisation
Cabinet de chiropraxie : Rosa, une assistante client IA sur WhatsApp et par e-mail
Cabinet de chiropraxieAmsterdam
Projet client Agents IA & automatisation
Agence de garde d'enfants : un agent de réservation IA sur WhatsApp, e-mail et téléphone
Agence de garde d'enfantsEspagne
Questions fréquentes
Quels outils pouvez-vous automatiser ?
La plupart des outils qui offrent une API ou un export : CRM, boîtes mail, agendas, formulaires, tableurs et logiciels comptables. Nous vérifions chacun à la première étape et vous disons tôt si une connexion n’est pas possible.
À qui appartiennent les automatisations ensuite ?
Cela se décide dans la proposition. Lorsque c’est possible, les flux fonctionnent dans vos propres comptes et sont livrés avec des notes de passation, pour que votre équipe puisse les exploiter et les modifier.
Quelle différence entre un flux et un agent IA ?
Un flux suit des étapes fixes et prévisibles. Un agent IA décide de l’étape suivante dans des limites que vous fixez. Nous n’utilisons des agents que lorsque cette souplesse est nécessaire, avec des autorisations, des validations et une journalisation.
Pouvons-nous commencer par un seul flux ?
Oui. Un flux clairement délimité est un bon moyen d’en voir l’effet avant d’automatiser davantage.
Que se passe-t-il quand une automatisation échoue ou se trompe ?
Chaque exécution est journalisée. Quand une étape échoue ou que l’IA hésite, l’élément part dans une file de contrôle avec le motif au lieu d’être envoyé ou modifié, et la personne que vous désignez est alertée. Nous testons ces cas d’échec avec vous avant le lancement, pas seulement le cas normal.