Agents IA & automatisation

Agence de garde d'enfants : un agent de réservation IA sur WhatsApp, e-mail et téléphone

Client: Agence de garde d'enfants · Automatisation IA

Comment Wishfy a créé pour une agence de garde d'enfants en Espagne un agent de réservation IA qui reçoit les demandes de garde par WhatsApp, e-mail et téléphone, trouve les nounous et transmet les exceptions à l'équipe.

Résultat principal: Réservations de garde gérées de bout en bout, jour et nuit, avec des personnes qui décident des exceptions

Illustration mise en scène du service.
Canaux
WhatsApp · E-mail · Téléphone (agent vocal)
Langues
Répond dans la langue du client
Connecté à
Google Sheets · Agenda · Drive · Gmail · Chatwoot
Disponibilité
24h/24, avec relais vers l'équipe
Lieu
Espagne

Le défi

Des familles, des concierges d'hôtel et des organisateurs de mariage réservent une garde d'enfants à toute heure par WhatsApp, e-mail et téléphone. Chaque réservation demandait de recueillir les informations, calculer un prix, contacter les nounous une par une, attendre les réponses, noter le choix du client, faire reconfirmer la nounou et mettre l'agenda à jour, le tout à la main.

Le parcours d'une demande

  1. Une demande arrive

    Par WhatsApp, par e-mail ou par un appel à l'agent vocal. Chaque canal alimente le même dossier de réservation.

  2. Les informations sont recueillies

    L'agent ne demande que ce qui manque : date, horaires, nombre et âge des enfants, lieu.

  3. Prix calculé et relu

    Le prix est calculé à partir des tarifs de l'agence. Le client confirme la réservation complète avant son enregistrement.

  4. Les nounous sont sollicitées

    Les nounous adaptées reçoivent la proposition selon la zone, la langue et les horaires, et leur disponibilité est enregistrée.

  5. Le client choisit, la nounou reconfirme

    Le client choisit une nounou, qui confirme une seconde fois. Si elle ne peut pas, une autre nounou est proposée.

  6. Confirmé et planifié

    L'agenda est mis à jour et la confirmation, le profil de la nounou et les conditions sont envoyés. Les modifications et annulations sont signalées à la nounou.

Qui fait quoi

Agent IA

  • Répond aux demandes par WhatsApp, e-mail et téléphone, jour et nuit
  • Recueille les informations de réservation et calcule le prix
  • Propose la mission aux nounous adaptées et enregistre leur disponibilité
  • Envoie les options, note le choix et fait reconfirmer la nounou
  • Met à jour l'agenda et envoie confirmations, profils et conditions
  • Gère les modifications, les annulations et les rapports hebdomadaires

Votre équipe

  • Réclamations et questions de sécurité
  • Litiges de paiement, factures et contrats
  • Demandes hors des règles convenues
  • Réponses aux escalades, transmises automatiquement au client

Travail repris par l'agent IA

Estimation
TâcheTemps manuel habituelDésormais fait par
Lire la demande et recueillir les informations manquantes~10 minAgent IA
Calculer le prix et faire le devis~3 minAgent IA
Contacter les nounous et recueillir les réponses~15 minAgent IA
Envoyer les options et noter le choix~5 minAgent IA
Faire reconfirmer la nounou et mettre l'agenda à jour~5 minAgent IA
Envoyer confirmation, profil et conditions~4 minAgent IA
Réclamations et exceptionsvariableVotre équipe
≈ 42 minutes de gestion par réservation, désormais prises en charge par l'agent IA

Notre méthode d'estimation : Notre estimation du temps habituel de chaque étape faite à la main pour une réservation. Ce n'est pas une mesure : le temps réel varie selon la demande.

Des règles de sécurité intégrées

  • Une réservation n'est jamais enregistrée à partir d'informations partielles : le client confirme d'abord la réservation complète.
  • La nounou choisie confirme une seconde fois avant que la réservation soit définitive.
  • Les coordonnées personnelles des nounous ne sont jamais communiquées aux clients.
  • Les messages en double et les réponses répétées sont filtrés.

Construit avec

Des workflows n8n, des modèles de langage d'OpenAI, un agent vocal pour les appels, WhatsApp via Chatwoot et Google Workspace (Gmail, Sheets, Agenda, Drive). La vidéo ci-dessus est une illustration mise en scène du service, et non des images de vrais clients.

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