Oppasbureau: een AI-boekingsagent op WhatsApp, e-mail en telefoon

De uitdaging

Gezinnen, hotelconciërges en weddingplanners boeken kinderopvang op elk uur via WhatsApp, e-mail en telefoon. Elke boeking betekende gegevens verzamelen, een prijs berekenen, oppassers één voor één benaderen, op antwoorden wachten, de keuze van de klant vastleggen, de oppasser opnieuw laten bevestigen en de agenda bijwerken, allemaal met de hand.

Zo verloopt een aanvraag

1. 01
   Er komt een aanvraag binnen

   Via WhatsApp, e-mail of een telefoontje naar de spraakagent. Elk kanaal komt in hetzelfde boekingsdossier terecht.

2. 02
   De gegevens worden verzameld

   De agent vraagt alleen naar wat ontbreekt: datum, tijden, aantal en leeftijd van de kinderen, locatie.

3. 03
   Prijs berekend en teruggelezen

   De prijs wordt berekend uit de tarieven van het bureau. De klant bevestigt de volledige boeking voordat die wordt opgeslagen.

4. 04
   Oppassers gekoppeld

   Geschikte oppassers krijgen de opdracht aangeboden op regio, taal en rooster, en hun beschikbaarheid wordt vastgelegd.

5. 05
   De klant kiest, de oppasser bevestigt opnieuw

   De klant kiest een oppasser, die nog een keer bevestigt. Kan zij niet, dan wordt een andere oppasser aangeboden.

6. 06
   Bevestigd en ingepland

   De agenda wordt bijgewerkt en de bevestiging, het profiel van de oppasser en de voorwaarden worden verstuurd. Bij wijzigingen en annuleringen krijgt de oppasser bericht.

Wie doet wat

Zo schatten we: Onze schatting van de gebruikelijke tijd die elke stap met de hand kost voor één boeking. Het is geen meting: de werkelijke tijd verschilt per aanvraag.