AI-agents & automatisering

Document- & factuurverwerking

Stop met overtypen: pdf’s en scans lezen, velden uitlezen en controleren, onzekere waarden laten nakijken en exporteren naar je systemen.

Bespreek een automatiseringsproject

Het probleem

Gegevens overtypen uit documenten

Facturen, orders en formulieren worden met de hand gelezen en overgetypt.

Fouten glippen erdoor

Handmatige invoer leidt tot verkeerde bedragen, datums of kenmerken.

Wat erbij hoort

Documenten verzamelen

Uit een mailbox, een map of een upload.

Pdf’s en scans lezen

Tekst uitlezen, met OCR als een document gescand is.

Velden uitlezen en controleren

Velden zoals leverancier, bedrag en datum gelezen en tegen regels gecontroleerd.

Menselijke controle

Onzekere waarden gemarkeerd voor een mens vóór de export.

Een voorbeeld, stap voor stap

Voorbeeld · fictieve gegevens Een leveranciersfactuur gelezen, gecontroleerd en geëxporteerd

Invoer

Een gescande factuur

Een PDF-factuur van een verpakkingsleverancier: naam leverancier, factuurnummer, datum, btw-nummer, nettobedrag, btw en totaal.

Lees de velden uit de PDF, ook de gescande delen.
Controleer ze: de totalen kloppen, het btw-nummer hoort bij de leverancier, de factuur is geen duplicaat.
Stuur onzekere velden naar een mens; exporteer het gecontroleerde record.

Resultaat

Een gevalideerd record

Eén regel klaar voor de export naar de boekhouding, elk veld gemarkeerd als gecontroleerd of nagekeken, met een link naar het originele bestand.

Hoe het werkt

Er komt een document binnen

Het wordt opgehaald uit de afgesproken bron.

Velden worden uitgelezen en gecontroleerd

AI leest het document; regels controleren de waarden.

Nakijken en exporteren

Onzekere velden worden nagekeken; de data gaat naar een spreadsheet of je systeem.

Wat je krijgt

Een documentworkflow

Van binnenkomend document tot gecontroleerde, gestructureerde data.

Een audittrail

Wat er is uitgelezen, wat er is aangepast en door wie.

Overdrachtsnotities

Hoe het werkt, hoe je het aanpast en waar je op let.

Waarmee het werkt

Waar documenten binnenkomen

Een inbox, een map of een upload, met je afgesproken.

Je referentiedata

Leverancierslijst, kostenplaatsen en boekingsregels.

Je boekhoud- of ERP-systeem

Waar gecontroleerde records naartoe gaan; we noemen het pas zodra de import met je bevestigd is.

Hoe we controleren dat het werkt

Nauwkeurigheid per veld

Per veld gemeten op een steekproef van je eerdere documenten, niet als één totaalscore.

Onzekerheid naar controle

Velden met lage zekerheid gaan naar een mens in plaats van naar de export.

Aansluiting

Geëxporteerde records worden gecontroleerd tegen de totalen in de bron.

Waar je rekening mee houdt

Uitlezen kan fout gaan, vooral bij slechte scans; onzekere waarden worden altijd nagekeken.
Export werkt naar systemen die een import accepteren of een API bieden; ondersteunde systemen noemen we pas na controle van het jouwe.

Wat de omvang en de offerte bepaalt

Het aantal soorten documenten en lay-outs.
Volume per maand en hoe snel je resultaten nodig hebt.
Het systeem waar de data naartoe gaat en hoe de import daarvan werkt.

Veelgestelde vragen

Werkt dit met onze boekhoudsoftware?

Als die een API of importformaat biedt, meestal wel. We controleren het in de verkenningsstap voordat we een koppeling beloven.

Wat gebeurt er als een waarde onzeker is?

Die wordt gemarkeerd zodat een mens hem controleert voordat de data geëxporteerd wordt.

Hoe nauwkeurig is het?

Dat hangt af van je documenten. We meten de nauwkeurigheid per veld op een steekproef van je eigen bestanden voor de livegang en spreken af wat naar controle gaat.

Bewaren jullie onze documenten?

Alleen zo lang als de afgesproken workflow ze nodig heeft, op de schriftelijk afgesproken locatie; op de beveiligingspagina lees je hoe we met data omgaan.

Leadautomatisering stap voor stap

Hoe een nieuwe aanvraag via de website een gekwalificeerd CRM-record wordt, met een antwoord klaar voor goedkeuring.

Hoe we werken

Hoe Wishfy werkt: verkennen, ontwerpen, bouwen, en meten en verbeteren, voor zichtbaarheid in AI-zoekmachines, automatisering en kennisassistenten.

Beveiliging & data

Hoe Wishfy met klantdata omgaat: een verwerkersovereenkomst volgens de AVG, verwerking in de EU/EER, geen training op je data, verwijdering na afloop.