KI-Agenten & Automatisierung

Kinderbetreuungsagentur: ein KI-Buchungsagent für WhatsApp, E-Mail und Telefon

Kunde: Kinderbetreuungsagentur · KI-Automatisierung

Wie Wishfy für eine Kinderbetreuungsagentur in Spanien einen KI-Buchungsagenten gebaut hat, der Betreuungsanfragen per WhatsApp, E-Mail und Telefon annimmt, Nannys vermittelt und Ausnahmen an das Team gibt.

Wichtigstes Ergebnis: Betreuungsbuchungen durchgängig abgewickelt, Tag und Nacht, mit Menschen, die über Ausnahmen entscheiden

Nachgestellte Illustration des Dienstes.
Kanäle
WhatsApp · E-Mail · Telefon (Sprachagent)
Sprachen
Antwortet in der Sprache des Kunden
Verbunden mit
Google Sheets · Kalender · Drive · Gmail · Chatwoot
Erreichbar
24/7, mit Übergabe an das Team
Standort
Spanien

Die Herausforderung

Familien, Hotel-Concierges und Hochzeitsplaner buchen Kinderbetreuung zu jeder Uhrzeit per WhatsApp, E-Mail und Telefon. Jede Buchung hieß: Angaben sammeln, einen Preis berechnen, Nannys einzeln anschreiben, auf Antworten warten, die Wahl des Kunden festhalten, die Nanny erneut bestätigen lassen und den Kalender pflegen, alles von Hand.

So läuft eine Anfrage ab

  1. Eine Anfrage kommt an

    Per WhatsApp, E-Mail oder als Anruf beim Sprachagenten. Jeder Kanal landet im selben Buchungsdatensatz.

  2. Die Angaben werden gesammelt

    Der Agent fragt nur nach dem, was fehlt: Datum, Uhrzeiten, Anzahl und Alter der Kinder, Ort.

  3. Preis berechnet und vorgelesen

    Der Preis wird aus den Tarifen der Agentur berechnet. Der Kunde bestätigt die vollständige Buchung, bevor sie gespeichert wird.

  4. Nannys werden vermittelt

    Passende Nannys erhalten das Angebot nach Gebiet, Sprache und Zeitplan, und ihre Verfügbarkeit wird erfasst.

  5. Der Kunde wählt, die Nanny bestätigt erneut

    Der Kunde wählt eine Nanny, die noch einmal bestätigt. Kann sie nicht, wird eine andere Nanny angeboten.

  6. Bestätigt und eingeplant

    Der Kalender wird aktualisiert, Bestätigung, Nanny-Profil und Richtlinien werden verschickt. Bei Änderungen und Stornierungen wird die Nanny benachrichtigt.

Wer was macht

KI-Agent

  • Beantwortet Anfragen per WhatsApp, E-Mail und Telefon, Tag und Nacht
  • Sammelt Buchungsangaben und berechnet den Preis
  • Bietet den Auftrag passenden Nannys an und erfasst ihre Verfügbarkeit
  • Schickt Optionen, hält die Wahl fest und lässt die Nanny erneut bestätigen
  • Aktualisiert den Kalender und verschickt Bestätigungen, Profile und Richtlinien
  • Bearbeitet Änderungen, Stornierungen und Wochenberichte

Ihr Team

  • Beschwerden und Sicherheitsbedenken
  • Zahlungsstreitigkeiten, Rechnungen und Verträge
  • Anfragen außerhalb der vereinbarten Regeln
  • Antworten auf Eskalationen, automatisch an den Kunden weitergeleitet

Aufwand, den der KI-Agent übernimmt

Schätzung
AufgabeÜbliche Zeit von HandJetzt erledigt von
Anfrage lesen und fehlende Angaben sammeln~10 Min.KI-Agent
Preis berechnen und anbieten~3 Min.KI-Agent
Nannys anschreiben und Antworten sammeln~15 Min.KI-Agent
Optionen schicken und die Wahl festhalten~5 Min.KI-Agent
Nanny erneut bestätigen lassen und Kalender aktualisieren~5 Min.KI-Agent
Bestätigung, Profil und Richtlinien verschicken~4 Min.KI-Agent
Beschwerden und Ausnahmenje nach FallIhr Team
≈ 42 Minuten Verwaltungsarbeit pro Buchung, jetzt vom KI-Agenten erledigt

So schätzen wir: Unsere Schätzung der üblichen Zeit, die jeder Schritt von Hand für eine Buchung braucht. Es ist keine Messung: Die tatsächliche Zeit hängt von der Anfrage ab.

Eingebaute Sicherheitsregeln

  • Eine Buchung wird nie aus unvollständigen Angaben gespeichert: Der Kunde bestätigt zuerst die vollständige Buchung.
  • Eine gewählte Nanny bestätigt ein zweites Mal, bevor eine Buchung verbindlich ist.
  • Private Kontaktdaten der Nannys werden nie an Kunden weitergegeben.
  • Doppelte Nachrichten und wiederholte Antworten werden herausgefiltert.

Gebaut mit

n8n-Workflows, Sprachmodellen von OpenAI, einem Sprachagenten für Anrufe, WhatsApp über Chatwoot und Google Workspace (Gmail, Sheets, Kalender, Drive). Das Video oben ist eine nachgestellte Illustration des Dienstes, keine Aufnahme echter Kunden.

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